Administração do tempo

O tempo passa cada vez mais rápido. Organização é o primeiro passo do sucesso.

Posturas Comuns em Relação a Administração do Tempo

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São crenças decorridas de inúmeros procedimentos contraproducentes causados pela:

- falta de informaçães sobre estratégias de otimização do tempo;
- postura reativa mediante o caráter imperativo das múltiplas transformações.

- administrar tempo é perder tempo
. atitude de quem não tem hábito de planejamento e não conhece o poder de autoplanejar-se;
. organização é sinônimo de rotina e tédio;
. necessidade de estar sempre fazendo de uma maneira diferente as atividades - inovação pela inovação;
. acredita que enquanto planeja o quê e como fazer já poderia estar fazendo.

- autoplanejamento é fator limitador da criatividade
. confunde improvisação com criatividade;
. desconhece os benefícios da organização/sistematização das atividades;
. a administração do tempo provoca postura criativa:
. quanto melhor o planejamento mais tempo livre e maior a possibilidade de dedicar-se a assuntos novos;
. administrar o tempo é postura tática que prepara para a postura estratégica - criativa;
. planejamento pessoal e empresarial deve prever flexibilidade na execução das funções - liberdade quanto aos métodos.

- programar o tempo significa prever ocupações para todas as horas
. faz-se necessário deixar uma folga para possíveis imprevistos;
. comumente é interessante estar programando apenas as ocupações básicas: não urgentes e importantes (quadrante II) e as urgentes e importantes (quadrante I);
. as ocupações urgentes e não importantes e as não urgentes e não importantes podem ser delegadas ou encaixadas em horas menos intensas;
. programar cerca de 80% do tempo e, ao programar as 8 horas de trabalho, considerar a hora como sendo de 50 minutos.

- programar o tempo em função do trabalho
. o tempo é limitado enquanto o trabalho é ilimitado - portanto devemos programar o trabalho em função do tempo;
. estabelecer prioridades e executá-las na melhor parte do tempo disponível.

- não consigo administrar meu tempo por causa das circunstâncias
. atribuir poder às circunstâncias - perder o controle sobre o uso do tempo pessoal e profissional;
. caracteriza postura reativa, estar à mercê da vontade de terceiros;
. há muito que posso fazer para otimizar as minhas horas: estabelecer prioridades, analisar a melhor maneira de executar as tarefas, a maneira como enfoco o que tenho a fazer, etc;
. criar, paulatinamente, postura de independência e interdependência - exercitar a autonomia e a inteligência interpessoal;
. postura tradicional: pesquisas mostram que a primeira atitude é atribuir aos outros a culpa da má utilização do tempo.

- é indelicado dizer não às solicitações externas
. crença que limita o uso do tempo já programado, pois as solicitações são múltiplas - tanto pessoais quanto profissionais;
. necessidade de selecionar o que podemos atender além das nossas ocupações normais já programadas;
. estratégias para dizer não ao chefe: mostrar o quanto é importante a tarefa que ora executa; responsabilizar o solicitador pela interrupção da tarefa que faz;
. estratégias para dizer não em qualquer ocasião: fazer considerações sobre a importância relativa ao assunto em discussão; sugerir uma hora viável e de comum acordo; transferir/indicar para outra pessoa a atividade; esclarecer no ato a inviabilidade da solicitação do proponente.

- se eu otimizar meu tempo serei eficaz
. administração do tempo é um aspecto da eficácia ao agir, não o único;
. tão importante quanto executar as funções em menor tempo e com o máximo de qualidade é o que fazer com o tempo que sobrou;
. eficácia requer visão sistêmica da realidade e, administrar o tempo permite ter tempo para atuar sistemicamente.

- tarefas desagradáveis e normalmente trabalhosas, demandam mais tempo para serem resolvidas
. esta afirmação denota o hábito da procrastinação;
. sempre começar pelas atividades que requeiram mais energia e maior tempo.


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