Administração do tempo

O tempo passa cada vez mais rápido. Organização é o primeiro passo do sucesso.

Os 7 princípios da Administração do Tempo dos grandes líderes


O princípio da direção dá perspectiva às ações estratégicas e táticas; o princípio da convergência permite a dosagem correta na alocação dos recursos; o princípio dos quadrantes identifica o que precisa ser feito, e como fazê-lo; o princípio do controle aponta, para possíveis ajustes estratégicos e táticos; o princípio da delegação viabiliza a multiplicação dos resultados; o princípio da visão estratégica permite antecipar-se às tendências e o princípio do tempo livre propicia a micro e a macro visões.

1 .  princípio da direção -  objetivos centrais   

Objetivos definidos e autoplanejamento estão na essência da Administração do Tempo. São os dois pilares para a excelência em autogerenciar-se. Principais vantagens de uma perspectiva clara do futuro:  
 - gera segurança, eficiência e eficácia nas estratégias e nas ações;
 - caracteriza a administração, o gerenciamento e a liderança pelo quadrante II;
 - possibilita integrar as atividades de todos os subordinados num objetivo comum;
 - viabiliza a alocação eficaz do tempo pessoal e dos subordinados;
 - estabelece parâmetros e critérios para avaliar a qualidade e o ritmo de execução das atividades;
- torna possível definir as estratégias (como atingir) e táticas (ações específicas).

2 . princípio da visão estratégica - antecipação às tendências

Em época de acelerada obsolescência das informações e das tecnologias, faz-se necessário criar estrutura pessoal/profissional flexível e vislumbrar o horizonte (perfil) profissional para daqui a 5 anos. Principais benefícios:
- centralização das ações nas tendências do mercado;
- postura proativa: potencializa a capacidade criativa e imaginativa;
- centraliza-se nas ações mais eficazes - aquelas realizadas com o cérebro;
- possibilita a administração gerencial e a liderança estratégica (sociedade do conhecimento);   
- viabiliza a identificação e a exploração das oportunidades.

3 . princípio dos quadrantes - eficácia/eficiência

É imperativo criar sinergia entre o que precisa ser feito e a melhor maneira de fazê-lo. Trata-se da perfeita congruência entre os objetivos, as estratégias e as táticas. Resultados evidentes:
- permite dimensionar o tempo produtivo e o tempo improdutivo;
- identifica quais são os principais dispersores de tempo;
- quais tarefas precisam ser delegadas;
- identificar os tipos de atividades decorrentes das diferentes funções;
- alocar o melhor tempo para as atividades centrais.

4 . princípio da convergência – concentração

Os recursos alocados para a realização das diferentes atividades devem ser proporcionais ao grau de importância e de influência nos resultados finais. Principais benefícios da concentração das atividades:
- permite administrar por prioridades - ordem decrescente de importância;
- integra as atividades essenciais num foco central;
- otimiza a alocação dos recursos disponíveis: tempo, pessoas, conhecimento, esforço, dinheiro;
- identifica os 20% das atividades que respondem por 80% dos resultados - Princípio de Pareto = princípio do 80/20;
- facilita a clareza na identificação dos papéis de cada funcionário na organização;      
- evita a dispersão do tempo em atividades não congruentes;
- alocação do tempo nobre em atividades que agregam valor.

5 . princípio da delegação - descentralização

A habilidade em delegar torna possível a multiplicidade dos resultados e a liberação de tempo para atividades prioritárias. Principais benefícios:
-  discernimento ao atribuir tarefas às mais diferentes pessoas - otimiza o tempo e a qualidade dos resultados;
- identifica quem treinar, quanto treinar, quando treinar e quais estratégias usar para facilitar a assimilação das novas funções;
- atitudes estratégicas para manter o delegado motivado e realizar as atividades dando o melhor de si mesmo;
- potencializa a alocação de recursos - tempo, pessoal, informações e capital.

6. princípio do controle - feedback

Controlar e garantir a execução dos objetivos conforme o planejado. O feedback constante nos certifica do que está bem e aponta para o que precisa ser mudado e redimensionado - tanto em termos estratégico como tático.
Principais motivos para a avaliação constante:
- viabilizações corretas/eficientes/eficazes nas correções dos desvios do tempo;
- permite a distinção clara de quais hábitos, pessoais ou organizacionais, pulverizam os recursos básicos: tempo, pessoas, informações, espaço físico;
- possibilita a avaliação do que está acontecendo em comparação com o planejamento pessoal, profissional e empresarial a curto e longo prazos;
- estar preparado para eventuais imprevistos - que atitudes tomar, que recursos estarão disponíveis e quanto tempo será necessário para reverter o processo;
- verificar no final do dia se as ações e os resultados correspondem ao planejado  para o dia, a semana, o mês e o ano.

7 . princípio do uso do tempo livre - visão sistêmica

A pressão das exigências sufoca, cria ansiedade e consequentemente stress. É imprescindível ter um tempo somente para si mesmo, sem nenhuma espécie de interação. Um momento de autoanálise e de visão sistêmica. A duração do tempo discricionário deve ser diretamente proporcional ao grau hierárquico ocupado na organização - normalmente vai de 60 a 90 minutos diários. Principais objetivos:
- equilibrar a distribuição do tempo entre as múltiplas dimensões humanas;
- oferece condições para agir, tendo visão sistêmica da realidade pessoal e organizacional;     
- permite estar consigo mesmo - autoconhecimento;
- identificar as dimensões profissionais ou pessoais que carecem de maior desenvoltura;      
- refletir sobre as principais prioridades e as tendências do mercado;
- concentrar-se em ações preventivas e de caráter criativo;
- análise cuidadosa das principais posturas dos concorrentes nacionais e internacionais.